Dokumentenerfassung Schlüssel zur effizienten digitalen Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenerfassung ist der erste und entscheidende Schritt zur Digitalisierung und Optimierung von Dokumentenprozessen in Unternehmen. Sie umfasst die Erfassung, Digitalisierung und strukturierte Ablage sämtlicher Dokumente, wodurch die Grundlage für eine effizientere, papierlose Verwaltung geschaffen wird. Dieser Prozess hilft nicht nur, wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen, sondern auch gesetzliche Anforderungen an die Archivierung und Zugänglichkeit von Dokumenten zuverlässig zu erfüllen.
Was ist Dokumentenerfassung?
Bei der Dokumentenerfassung handelt es sich um den systematischen Prozess, bei dem sowohl analoge als auch digitale Dokumente in einem digitalen Format erfasst, klassifiziert und für die weitere Bearbeitung verfügbar gemacht werden. Typische Schritte der Erfassung sind das Scannen von Papierdokumenten, das Extrahieren relevanter Daten sowie die Strukturierung und Kategorisierung in einem zentralen Dokumentenmanagement-System (DMS). So lassen sich Informationen schnell abrufen und für nachfolgende Prozesse nutzen.
Welche Arten von Dokumenten lassen sich erfassen?
Die Dokumentenerfassung eignet sich für sämtliche Arten von Unternehmensdokumenten, wie zum Beispiel:
- Rechnungen und Belege: Mit automatisierter Datenerkennung lassen sich Rechnungen und Finanzbelege erfassen, prüfen und direkt an die Buchhaltung weiterleiten.
- Verträge und Vertragsanpassungen: Digitale Verträge können zentral abgelegt und mit integrierten Tools verwaltet und überwacht werden.
- Personalakten: Die digitale Erfassung von Personalunterlagen ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten und reduziert Papierverbrauch im Personalwesen.
- Geschäftskorrespondenz: Eingehende Briefe und E-Mails lassen sich digital erfassen und direkt den entsprechenden Projekten oder Abteilungen zuordnen.
Vorteile der digitalen Dokumentenerfassung
Die digitale Dokumentenerfassung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Durch die Digitalisierung entfällt die manuelle Suche nach Dokumenten in Papierarchiven. Alle Informationen sind direkt verfügbar und können mit intelligenten Suchfunktionen schnell gefunden werden.
Digitale Dokumente lassen sich zentral und revisionssicher speichern. Automatische Backups und Zugriffsbeschränkungen erhöhen die Sicherheit der gespeicherten Daten.
Eine strukturierte Dokumentenerfassung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen.
Erfasste Dokumente lassen sich einfach in Workflow-Systeme integrieren, wodurch viele Arbeitsschritte automatisiert und Arbeitsprozesse beschleunigt werden.
Prozess der Dokumentenerfassung
Die Erfassung von Dokumenten erfolgt in mehreren Schritten:
- Dokumentenscan: Papierdokumente werden gescannt und in ein digitales Format wie PDF oder TIFF konvertiert. Moderne Scanner bieten Funktionen wie automatischen Duplex-Scan und OCR-Erkennung (Optical Character Recognition).
- Automatische Texterkennung und Indexierung: Mithilfe von OCR-Technologien werden Texte aus gescannten Dokumenten ausgelesen und in durchsuchbare Daten umgewandelt.
- Kategorisierung und Ablage: Die erfassten Dokumente werden nach festgelegten Kriterien wie Datum, Dokumententyp oder Kundennummer sortiert und strukturiert abgelegt.
- Integration ins DMS: Die digitalisierten und indexierten Dokumente werden im Dokumentenmanagement-System gespeichert, wo sie nach Bedarf zugänglich sind.
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